Watu Wetu SAS, WW SAS en sigle, est une société de droit congolais opérant à Kolwezi, chef-lieu de la province du Lualaba en République démocratique du Congo, avec comme activité principale la gestion d’un service médical d’entreprises et d’un centre de formation. WW SAS est au service des entreprises Kamoto Copper Company SA et Mutanda Mining SARL qui sont ses actionnaires principaux.

La société prend en charge les soins médicaux des tous les employés de ces deux sociétés  ainsi que les membres de leurs familles.

WW SAS comprend trois établissements, à savoir la clinique Watu Wetu de Mumi, le site Watu Wetu de la ville et l’hôpital Watu Wetu de KCC. Avec des services supplémentaires fournis par des établissements de soins de santé tiers pour les employés et les personnes à charge se trouvant à Lubumbashi et à Kinshasa, ainsi que pour les personnes orientées vers un traitement spécialisé non disponible à Kolwezi.

Watu Wetu SAS fournit des services de santé à une population d’environ 70 000 personnes.

Watu Wetu Sas / Médical

Kolwezi, Lualaba, RDC

Nombre de poste(s) : 01 (Un)

Niveau du poste : Cadre de collaboration

Type de contrat : Contrat à Durée indéterminée

Date limite des candidatures : 26 Septembre 2025

Description du poste

Sous la supervision du Superintendant de la Chaine d’approvisionnement, le coordonnateur de la Chane d’approvisionnement est chargé(e) de supporter les opérations de Watu Wetu en coordonnant le bon fonctionnement des services de chaine d’approvisionnement (produits non-médicaux), de l’établissement et suivi du processus des contrats de fourniture de services jusqu’à à leur signature. Il/elle appuie en outre le chef de Département ainsi que les autres départements en disponibilisant divers outils, biens et services pour un travail administratif de qualité, et en recueillant et traitant les informations nécessaires à une bonne communicationnelle avec les demandeurs de services de WW.

Il aura, entre autres, pour responsabilités (non-exhaustive) de (d’) :

• S’assurer de la bonne coordination de la procédure d’obtention, d’élaboration des contrats de fournitures des biens et des services dans l’intérêt de la Société,
• S’assurer du bon fonctionnement de toute la chaine d’approvisionnement en produits non médicaux
• S’assurer de la mise à jour et/ou sauvegarde de données, d’informations, des différents fichiers de gestion de stocks.
• S’assurer de la bonne utilisation, par son équipe, du logiciel de gestion des bases des données
• Mettre à jour les procédures administratives existantes et proposer à sa hiérarchie des nouvelles au besoin pour les divers programmes et activités ;
• S’assurer de l’exécution des tâches et responsabilités des membres de son équipe ;
• Planifier et proposer à sa hiérarchie les besoins de formation du personnel sous sa supervision ;
• Assister la hiérarchie dans l’évaluation des performances.
• Recevoir les utilisateurs de ses services pour différentes préoccupations, les résoudre dans la mesure du possible ou les orienter selon leurs préoccupations aux services concernés.
• Organiser et participer aux réunions de service.
• Rédiger et soumettre à la hiérarchie les rapports afférents à son service,
• Assister dans l’élaboration du budget du département
• Participer à l’élaboration des cahiers de charge de différents services
• Préparer, conformément à la procédure en vigueur, tous les éléments relatifs aux appels d’offres à soumettre à la hiérarchie,
• Suivre le processus d’approbation-système des différents projets d’acquisition de services ou de biens ,
• Archiver toute la documentation relative au contrat avec les fournisseurs et tous les documents de support de son service.
• Veillez à la validité, échéance et renouvellement des contrats de service,
• Participer, au besoin et si nécessaire sur délégation, aux rencontres que les utilisateurs finaux organisent avec les contractants pour de mises au point
• Recueillir les états de besoin des différents départements dans le système, initier les commandes en collaboration avec les services utilisateurs et les soumettre à la chaine d’approbation.
• Appuyer la hiérarchie dans la négociation, création et suivi des contrats de fourniture de différents services et biens en collaboration avec les services utilisateurs, et ce, selon la procédure en la matière et sous la supervision de sa hiérarchie.
• Assurer une liaison étroite avec les utilisateurs pour déterminer leurs besoins de manière à contribuer rapidement au processus d'approvisionnement sur une base quotidienne et aider à obtenir des devis pertinents pour répondre aux besoins des sites/utilisateurs.
• Conseiller les utilisateurs sur les articles appropriés de qualité acceptable aux prix les plus rentables.
• Recevoir les demandes d'achat des utilisateurs concernés et s'assurer que leurs demandes sont complétées et autorisées par la hiérarchie et conformément à la procédure SCM établie.
• S'assurer de la conformité et de la validité des commandes, en fournissant toutes les informations justificatives et en apportant toutes les modifications nécessaires.
• Traiter toutes les questions relatives aux processus et procédures d'achat spécifiques aux opérations.
• S'assurer que la demande requise est chargée dans le système et suit la chaine d'approbation requise.
• Préparer les commandes   à approuver par sa hiérarchie attribuer les demandes dans le système
• S'assurer que toutes les commandes sont passées dans les délais impartis pour la passation des marchés.
• Communiquer les dates de livraison des commandes, les délais d'expédition, tout retard supplémentaire et toute autre information nécessaire aux utilisateurs afin de leur permettre de bien planifier les projets nécessaires en conséquence.
• Assurer le suivi de toutes les commandes en suspens et prendre les mesures appropriées.
• Recevoir les demandes de renseignements et résoudre tout problème de livraison potentiel.
• Travailler en étroite collaboration avec les acheteurs en tant qu'équipe et fournir un soutien supplémentaire au service concerné.
• Assister les expéditeurs pour rationaliser le suivi des commandes en cours et maintenir la clôture des commandes.
• Développer et maintenir des relations de travail étroites avec les clients internes et les fournisseurs, tant au niveau local qu'international tout en respectant les procédures établies.
• Veiller à la gestion conforme des stocks et éviter à tout prix les ruptures et tenir à jour toute la documentation y afférente,
• Organiser régulièrement les inventaires          
• Coordonner les livraisons et le dédouanement des manifestes arrivant sur le site.
• Veiller au respect des systèmes, des politiques et des procédures,
• Rédiger et soumettre à sa hiérarchie les rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriels, semestriels et annuels des activités
• Protéger les employés en adhérant aux procédures et protocoles de contrôle des infections et de travail sécuritaire.
• Coordonner la disponibilisation régulière des tenues ou uniformes de travail à tous les employés tel que nécessaire.
• Veiller à ce que le personnel, y compris les sous-traitants sous sa responsabilité, participent aux programmes de formation obligatoires ou approuvés en matière de santé et de sécurité au travail.
• Veiller à ce que le personnel de son département dispose des informations, des instructions, de la formation et de la supervision dont il a besoin pour travailler en toute sécurité.
• Veiller à ce que tous les risques et incidents au sein du département soient signalés et fassent l'objet d'une enquête appropriée et que des contrôles adéquats soient mis en œuvre.
• Prendre des mesures nécessaires pour assurer la bonne santé et la sécurité ainsi que celles des autres au sein de son département.

Exigences du poste.

Attitude / Comportement.

• Travailler dur et être prêt à aider ses collègues lorsque c’est nécessaire.
• Toujours maintenir et motiver un comportement professionnel.
• Préserver la confidentialité.
• Peut faire preuve de discrétion.
• Courtoisie
• Proactivité
• Maitrise de soi.
• Apte à s’adapter
• Disponibilité et réactivité
• Capacité à organiser, gérer les ressources et les projets.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais.
• Courtoisie et amabilité.
• Patient et tolérant.
• Avoir une endurance physique nécessaire.